Vaste kostenvergoedingen
In beginsel behoort alles wat u in het kader van de dienstbetrekking aan uw werknemer betaald of verstrekt tot het belastbare loon. U zult dus loonheffingen moeten inhouden en afdragen. Bepaalde vergoedingen (en verstrekkingen) zijn echter vrijgesteld. Daarover behoeft u dus geen loonheffingen in te houden en af te dragen.
De vrijgestelde vergoedingen hebben voornamelijk betrekking op kosten met een beroepsmatig karakter. De werkgever zal wel moeten kunnen aantonen voor welke kosten hij een onbelaste vergoeding heeft verstrekt. Teneinde enige administratieve verlichting te brengen voor de werkgevers, bestaat de mogelijkheid de werknemers een vaste onbelaste kostenvergoeding te verstrekken. Voor het verstrekken van een vaste onbelaste kostenvergoeding gelden een aantal strikte voorwaarden. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, loopt u het risico dat de belastingdienst bij een controle zal naheffen. Zoals uit onderstaand voorbeeld duidelijk wordt, kan dat aardig in de papieren lopen.
Een werkgever verstrekt aan zijn 50 werknemers een onbelaste kostenvergoeding van € 150 per maand. Naar aanleiding van een controle concludeert de belastingdienst dat niet aan de voorwaarden wordt voldaan. De belastingdienst kan dan een naheffingsaanslag opleggen. Gewoonlijk wordt dan ook een boete van 25% opgelegd. In dit voorbeeld kan dan de totale schade oplopen tot ca.
€ 80.000 per jaar. Hiermee wordt het belang van het strikt in acht nemen van de voorwaarden hopelijk duidelijk.
Om een vaste kostenvergoeding onbelast te kunnen verstrekken moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- de kosten dienen naar aard te worden gespecificeerd
- de kosten dienen naar omvang te worden gespecificeerd
- de specificatie dient vooraf of uiterlijk op moment van betaling te zijn opgemaakt
- de kosten moeten noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de dienstbetrekking
Belangrijk is dat de specificatie vooraf wordt opgemaakt. Het achteraf opmaken, bijvoorbeeld naar aanleiding van een controle door de belastingdienst, zal niet baten. In dat geval wordt de kostenvergoeding tot het belastbare loon gerekend met alle consequenties van dien.
De belastingdienst kan u verzoeken een steekproefsgewijs onderzoek te doen naar de werkelijk gemaakte kosten. Uiteraard kunt u ook op eigen initiatief een onderzoek uitvoeren. Dit kan eventueel in overleg met de belastingdienst. In het algemeen is de duur van een dergelijk onderzoek ongeveer drie maanden.
Gelet op de aanzienlijke financiële risico’s is het aan te bevelen een onbelaste vaste kostenvergoeding op de juiste wijze vorm te geven. Laat u hierover goed adviseren.
